Auftragsdaten in Faktura / Warenwirtschaft einlesen

Man kann die Shop-Schnittstelle in Faktura / Warenwirtschaft als Input-Schnittstelle für die Auftragsdaten verwenden. Über die bestehende Shop-Schnittstelle in Faktura / Warenwirtschaft können Auftragsdaten übernommen werden, sofern sie als XML-Datei in nachstehend genannter Form vorliegen.

Dieser Tipp behandelt die Funktion der vorhandenen Shop-Schnittstelle in der Verwendung als neutrale Input-Schnittstelle für Auftragsdaten. Wenn die Funktion standardmäßig genutzt wird, ist gemäß den Beschreibungen im Handbuch, der Bedienerhilfe und ggf. der Shopbeschreibung zu verfahren.

Diese Beschreibung der derzeitigen (10/2003) XML-Schnittstelle ist mit folgenden Programmen getestet:

Financial Office Plus 7.10 mit
- Faktura+Auftrag 7.11 und
- Shopmoderator 1.20
Business Office Pro 3.10 SP2 mit
- Faktura Pro-Version 3.10 SP2 und
- Shopmoderator 1.20

ACHTUNG:
Diese Beschreibung der XML-Schnittstelle ist (mit der zugehörigen Musterdatei) für die

Warenwirtschaft ab Version 5.60 (Pro-Version)
Faktura+Auftrag ab Version 10.00 (Standard-Version)

nicht mehr zutreffend, da Lexware die Schnittstelle an den Standard "OpenTrans Version 1.0" und BMECat angepasst hat. Informationen zu der neuen Schnittstelle finden Sie im Beitrag 820.

Die Aktivierung von "eBusiness" ist zur Benutzung der Schnittstelle notwendig. Dazu ist unter

Bearbeiten / Firma / Optionen (Faktura+Auftrag)
Bearbeiten / Firmenangaben / Faktura (Faktura Pro)

bei "Anbindung an eBusiness" ein Webshop auszuwählen. Wesentlichste Voraussetzung für das Funktionieren der Schnittstelle ist, dass die über die Schnittstelle ankommenden Artikel im Artikelstamm der Faktura angelegt sind, und dass die Daten der zu erfassenden Aufträge in Form einer nachfolgend beschriebenen xml-Datei in einem bestimmten Datenpfad verfügbar gemacht werden.

Pfadangaben in der Einzelanwendung "Faktura+Auftrag" bei den Standard-Versionen:
(entspricht dem bei der Installation vorgeschlagenen Pfad)
- C:\Lexware\PCFK32\Daten\00000003\Intern\
  (Die "00000003" entspricht der internen Firmennummer im hexadezimalen Zahlensystem (mit vorangestellten Nullen, damit der Pfad 8-stellig ist), die unter Bearbeiten/Firma auf der Karteikarte "Firmenangaben" im dezimalen Zahlensystem abgelesen werden kann; hier also die Firma "3". Zur Umsetzung vom Dezimalen- zum Hexadezimalen-Zahlensystem beachten Sie bitte den Beitrag hexadezimal.htm.
Pfadangaben in "Financial Office" bei den Standard-Versionen:

C:\Lexware\LxOffice\Daten\PCFK\00000003\Intern

Die Pfade in Faktura Pro (heißt ab 2004 Warenwirtschaft Pro:
(auch innerhalb von Financial Office Pro bzw. Business Office Pro)
- C:\Lexware\Daten\WebShop\F3\Intern
  (Die "F3" entspricht der Zähl-Nummer der Firma, für die der E-Business Shop aktiviert wurde. Die erste Firma, in der der Shop aktiviert wurde, erhält also die "F1"; hier handelt es sich also um die in der Aktivierungs-Reihenfolge dritten Firma.

Für einen Import von Auftragsdaten mit dieser Schnittstelle muss nun die Datendatei "Intern.xml" in dem entsprechenden Intern-Pfad liegen, also je nach Programm-Version

C:\Lexware\PCFK32\Daten\00000003\Intern\Intern.xml
C:\Lexware\LxOffice\Daten\PCFK\00000003\Intern\Intern.xml
C:\Lexware\Daten\WebShop\F3\Intern\Intern.xml

Aufträge, welche so in der Datei vorliegen, werden nun beim Start des Shopmoderators (zu finden in Faktura unter "eBusiness/Shopmoderator") angezeigt und können Kunden zugeordnet und übernommen werden.

Ist der darin enthaltene Kunde noch nicht in den Stammdaten der Faktura vorhanden (Neukunde), können die Kundendaten wie folgt übernommen werden:

das Feld Kundennummer im angezeigten Auftrag ist leer (muss leer sein)
"Übernehmen" anklicken
Frage "Neuen Kunden anlegen und Auftrag übernehmen" mit "Ja" beantworten
Auftrag in der Auftragsliste anwählen und öffnen

Nun unterscheidet sich das Verhalten in der Standard- und in der Pro-Version.

Übernahme des Neukunden in den Standard-Versionen:

Die Adressdaten wurden übernommen, aber die Felder Kd-Nr. und Matchcode sind leer. Nun kommt der Trick: Geben Sie in Kd-Nr. das "?" ein und klicken Sie auf die Lupe. Nun öffnet sich der Assistent zur Neuanlage eines Kunden. Eine Kd-Nr. wurde unter Umständen bereits automatisch vergeben (automatisches Hochzählen in den Optionen), den Matchcode müssen Sie noch selbst eintragen. Straße, PLZ und Ort wurden übernommen, alle anderen Angaben müssen Sie von Hand eintragen.

Übernahme des Neukunden in den Pro-Versionen:

Einfach auf dem linken Blatt den Button "übernehmen" anklicken. Hier wird Kd-Nr. und Matchcode automatisch ausgefüllt. Der Assistent zur Neuanlage eines Kunden muss nicht durchlaufen werden. Ist ein Kunde sowohl in den Datensätzen der Intern.xml als auch im Faktura-Stamm vorhanden, springt der Zuordnungspfeil nach der Auswahl des Suchbegriffes auf der rechten Bildschirmhälfte zu diesem Kunden (in der Pro-Version am schnellsten bei "intelligenter Suche" und "Suche weiter einschränken"). Am sichersten natürlich auf Basis einer Kundennummer, es geht aber auch über alle angebotenen Felder. Der Auftrag wird damit "zugeordnet" und kann übernommen werden. Nach der "Übernahme" des Auftrages verschwindet er auf der linken Bildschirmseite. Sind alle Aufträge übernommen oder zurückgestellt (dies, falls vorher noch etwas nachbearbeitet werden soll), ist die linke Bildschirmhälfte leer. Die zurückgestellten Aufträge können mit dem entsprechenden unteren Reiter angesehen und weiterverarbeitet werden. Sind alle Aufträge einer Intern.xml verarbeitet ist diese leer.

Die weitere Bearbeitung erfolgt nun in der Auftragsliste von Faktura, in der sie unter dem Kürzel "IA" zu sehen sind. Nun kommt es etwas auf Organisation der Weiterbearbeitung und auf die Programmierung (den Inhalt) der ursprünglichen Datei "Inter.xml" an. Theoretisch kann man diese Intern.xml nur mit einer Kundennummer und mit den Artikelnummern übergeben, wenn diese Nummern alle in der Faktura angelegt sind. In diesem Falle muss dann bei der weiteren Be- und Verarbeitung dieser IA-Auftrag oder der entsprechend weitergeführte Auftrag

geöffnet,
die Lupe bei der Selektionsauswahl angeklickt
der Kunde im Stamm angeklickt
die Daten auf Seite 1 der Auftragserfassung ergänzt/berichtigt
zur Seite 2 der Auftragserfassung gewechselt
bei jeder Position die Lupe der Artikelnummer angeklickt
die Artikelnummer im Stamm angeklickt
die Menge eingegeben/bestätigt
der ok-Haken angeklickt
auf Seite 3 der Auftragserfassung gewechselt
ggf. Zahlungsbedingungen und anderes ergänzt/berichtigt, und damit die Auftragsbearbeitung abgeschlossen werden.

Daraus ist die Logik erkennbar, dass alle gemäß Beschreibung direkt zu Feldern zugeordneten Tags, welche mit der Intern.xml-Datei ankommen, nicht explizit nachbearbeitet werden müssen, denn leider werden die Daten im Stamm nicht "automatisch" in den Auftrag übernommen (dies ist ja auch nicht immer erwünscht), sondern nur durch das Anklicken. Natürlich sind die Inhalte der Auftragsbeschreibung und der Nachbemerkungen ggf. zu prüfen und zu korrigieren und unter Umständen in andere Felder zu übertragen.

Neben der XML-Konvention, dass jeder verwendete Tag auch wieder abgeschlossen sein muss (<Artikelnummer>1234567</Artikelnummer>) ist bei eigener Erstellung der Datei besonders auf Einhaltung folgender Zeileninhalte zu achten:

Beginn und Ende der Datei:

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?>
<Bestellliste>...alle Eintragungen...</Bestellliste>

Beginn und Ende JEDES neuen Auftrages:

<Bestellung zurückgestellt="Nein" bearbeitet="Nein" übertragen="Nein">...Eintragungen...</Bestellung>

In der nachfolgenden Musterdatei sind Kommentare und Erläuterungen zu den Tags nach XML-Konventionen enthalten. Kommentare beginnen mit "" oder "//-->". Funktional kann man sie beim Kopieren belassen oder zwecks Übersichtlichkeit entfernen. Die Reihenfolge der Einzeltags innerhalb einer Tag-Gruppe ist unerheblich. Ebenso ist der Standort einer "unteren Tag-Gruppe" innerhalb der "oberen Tag-Gruppe" unerheblich. Nicht verwendete Tags können auch weggelassen werden.

Eine Muster-Datei Intern.xml können Sie hier downloaden. Diese Datei kann mit jedem Editor (z.B. Notepad) geöffnet werden.

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